E-Rechnung Grundlagen
E-Rechnungspflicht einfach erklärt
Worum geht es?
Die E-Rechnungspflicht sorgt dafür, dass Rechnungen zwischen Unternehmen zunehmend maschinenlesbar erstellt, empfangen und verarbeitet werden müssen.
Für viele kleine Unternehmen bedeutet das: Eine normale PDF-Rechnung reicht künftig nicht mehr in jedem Fall.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten. Diese Daten können von Buchhaltungssoftware automatisch gelesen werden.
Typische Formate:
- XRechnung
- ZUGFeRD / Factur-X
Wer ist betroffen?
Betroffen sein können insbesondere:
- Unternehmen im B2B-Geschäft
- Freiberufler
- Handwerksbetriebe
- Dienstleister
- Lieferanten öffentlicher Auftraggeber
- Vereine mit wirtschaftlicher Tätigkeit
Was muss ich können?
Je nach Situation musst du:
- E-Rechnungen empfangen können
- E-Rechnungen erstellen können
- das richtige Format nutzen
- Pflichtfelder korrekt ausfüllen
- Rechnungen archivieren
- Anforderungen einzelner Empfänger erfüllen
Typische Probleme
- Rechnungen werden weiter als einfache PDF erstellt
- Software kann keine XRechnung oder ZUGFeRD exportieren
- Pflichtfelder fehlen
- Leitweg-ID fehlt bei Behördenrechnungen
- Empfänger lehnt Rechnung ab
- Unternehmer wissen nicht, ob ihre Lösung ausreicht
Was du jetzt tun solltest
- Prüfen, welche Software du nutzt
- Klären, ob du an Behörden oder Unternehmen abrechnest
- Herausfinden, ob deine Software XRechnung/ZUGFeRD kann
- Testrechnung erstellen
- Ergebnis prüfen lassen, wenn du unsicher bist