E-Rechnung Grundlagen

E-Rechnung erstellen – So geht's

Was brauchst du?

Eine E-Rechnung zu erstellen ist einfacher als viele denken. Du brauchst im Kern:

Ein Tool, das strukturierte Rechnungsdaten erzeugt
Die richtigen Pflichtfelder (Empfänger, Betrag, Steuernummer, etc.)
Ein passendes Format: XRechnung oder ZUGFeRD

Variante 1: Buchhaltungssoftware

Die einfachste Lösung: Deine Buchhaltungssoftware unterstützt bereits E-Rechnungen.

Lexware: ZUGFeRD ab Version Basic
SevDesk: Vollständig XRechnung-kompatibel
DATEV: ZUGFeRD über den Rechnungsworkflow
WISO Mein Büro: Unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD

Der Vorteil: Du erstellst die Rechnung wie gewohnt und die Software kümmert sich um das Format.

Variante 2: Kostenlose Online-Tools

Für Gelegenheitsrechnungen oder den Einstieg gibt es kostenlose Alternativen:

PDF24 E-Rechnung: Erzeugt ZUGFeRD-PDFs aus jeder PDF
ELSTER (Mein ELSTER): Kostenlose XRechnung-Erstellung, aber nur für Rechnungen an Behörden
Online-Rechnungsgeneratoren: Viele bieten inzwischen E-Rechnungs-Export

Variante 3: Vorlagen für Power-User

Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, aber keine Voll-Software willst:

Erstelle eine ZUGFeRD-Vorlage in Excel
Nutze ein Tool zur Konvertierung in XML
Generiere die strukturierte Rechnung als PDF+XML

Es gibt gemeinfreie Vorlagen für XRechnung und ZUGFeRD auf den offiziellen Portalen.

Checkliste für deine erste E-Rechnung

Enthält die Rechnung alle Pflichtangaben?
Ist ein strukturiertes Format gewählt (XRechnung oder ZUGFeRD)?
Liegt die Leitweg-ID vor (bei Behörden)?
Ist die E-Rechnung maschinenlesbar (XML-Struktur)?
Kann dein Kunde das Format verarbeiten?

Für die meisten reicht eine Buchhaltungssoftware, die ZUGFeRD unterstützt. Wer nur gelegentlich Rechnungen schreibt, kann mit kostenlosen Tools starten. Wichtig: Prüfe vorher, welches Format deine Kunden erwarten – und ob du an Behörden abrechnest.

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